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解决问题是指在情况复杂、形式不明、没有明确解决方案时进行决策。
这似乎是人类永恒的话题,不管是在职场、商战、政界还是日常生活中。为了更好地解决问题,很多结构化的思考和行动工具被设计出来了。
这其中最为瞩目的两个领域:一个是情报和间谍领域,另一个是职场和咨询领域。前者有人提出了用DADA循环解决问题;后者提出了用“七步成诗”解决问题。
仔细审视两个领域的方法,就会发现表面看似不同的决策过程,其实都可以归结为几个相同的核心原则和框架。当掌握了这些框架后,面对职场和人生的不确定性,我们就会有更多的信心和方法去解决问题。
间谍的思考和行动,都经过极其体系化和严苛化的培训,可以说他们的思维是极其缜密和系统了。
美国就有一个CIA的情报人员写了一本书,提出了一个“DADA循环”。它是一个简单、可行、用于决策的工具,这套工具已经被军队和间谍组织成功使用了很多年,并且还在不断迭代更新。
DADA简单来说,就是“数据-分析-决策-行动”的循环过程,也就是先获取数据,接着分析数据,之后决策,决策后采取正确的行动。
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获取对方的数据、资料和信息是这条思维链的第一环,这个环节的数据信息足够准确,才能保证行动的正确性。
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分析数据和信息,则主要是对信息的可信度和时效性进行有效甄别和判断,并能够从可信的信息中洞察更深层次的结论出来。
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决策的最终目的是采取行动解决问题,是这条DADA思维链的最终一环,也是终极目标。
在整个的思维链条里,不同环节花费的时间和付出的成本是不同的。
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前两个环节是思考环节,花费的时间最多,需要大量耐心、细致的信息收集和分析工作。
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后两个环节是行动环节,需要的时间较少,但是成本很高。一旦做出了错误的决策,采取了错误的行动,就会付出高昂的成本和代价。
用英文来说就是“Thinking is cheap, Action is expensive”。所以,决策和行动前的思考一定要缜密,剖析一定要细致,分析一定要耐心。
这种思考问题和解决问题的方式,不仅适用于情报和间谍领域,同样适用于我们的工作和生活。
上文CIA的那位间谍曾是一名战略顾问。无独有偶,咨询界的翘楚麦肯锡也提出了“七步成诗”的方法。
所谓的“七步”就是:定义问题-拆解问题-优先级排序-制定工作计划-深度分析-得出结论-准备好讲故事。
定义问题,就是了解问题产生的背景和信息,知道要解决的问题是什么,明确问题的本质。
如果我们没有明确问题是什么就去解决问题,结果很可能是南辕北辙,徒劳无功。
我们解决不了问题,最严重的一个错误,就是提出了一个错误的问题,并试图去解决一个错误的问题。犹如一个学生花费了一天的时间去求解一道题目,最后却发现题目是错误的。
正如爱因斯坦说过:“如果我有一小时去解决一个问题,我会用55分钟去思考这个问题本身,再用五分钟去想解决方案。”
定义完问题之后,接下来就是将问题拆解成成若干个模块或小问题。
在攻击城堡时,要对城堡的各个方位进行研究,找到薄弱点也就是切入点,然后逐个击破。
拆解问题犹如攻破一座坚固的城堡,需要从各个方位审视问题,目的是从全局视角认识问题,揭示问题的症结所在,从而顺藤摸瓜找到切入点。
最常用的拆解方法就是逻辑树。逻辑树实际上是一种结构,用它可以清晰地认识问题的各个元素,明确问题与问题之间的联系,并跟踪记录问题的不同层次,知道哪些问题属于哪个范围。
在用逻辑树拆解问题的时候,会形成很多树枝和树杈。这些密密麻麻的树枝和树杈,会遮挡我们的视线,影响我们的判断。
所以,这就需要对逻辑树进行修剪,明确哪些枝杈对问题的影响很大,哪些对问题的影响微不足道。我们需要将微不足道的枝杈剪掉,用80%的精力和时间去修理影响最大的那些枝杈。
因此,划分优先级的目的就是有效找到解决问题的关键路径,最大限度地利用个人和团队的时间、精力和资源。
定义了问题,拆分了问题,明确了优先级之后,就需要为每一部分工作制定实施计划,用于收集资料和分析问题。
实施计划的主要目的是明确个人和团队成员之间的分工,确定完成任务的时间节点,以及在规定的时间节点应该交付什么样的结果和产出。
甘特图是一款强大的项目管理工具,它能够明确展示任务的开始时间、结束时间以及各任务之间的先后顺序,同时也标注了任务的持续时间。这种直观和清晰的展示方式让参与者能够一目了然地看到整个项目的时间安排,并可以随时跟踪任务的执行情况。
有了详细的工作计划之后,就可以着手分析问题了。主要是对拆解出来的问题进行深度分析,定位原因,探求本质。
各种数据和资料的收集和分析是其中最漫长的环节。为了提升分析效率,在这个环节我们需要学会各种各样的分析方法和技巧。
假设检验的主要目的是防止我们掉入信息的海洋里出不来。很多人都习惯先搜集大量的资料和数据,从中找事实,找规律,花费了大量时间处理数据,最后发现的都是已知的事实,没有深度的洞察,对业务起不到丝毫的驱动作用。
而假设检验则是先基于一个局部的分析,做出若干个假设,然后以这些假设为索引,去搜集资料和数据,验证假设的正确与否。这样就避免了花大量时间去搜集海量的资料,分析海量的数据,分析效率大大提升。
从独立分析中得出结论只代表拆分的独立问题有了结论,并不代表整个问题得到解决。我们需要把不同模块的分析结果进行归纳、演绎、分析,整合成一个逻辑结构,并测试效度,进行综合分析后,才算得到整个问题的中心结论。
当我们得出中心结论之后,还需要将自己的方法和想法汇报给客户或者上级。此时,采用讲故事的方式和逻辑会大大提升汇报和沟通的效果。
这就需要我们把中心结论、论点、论据、背景、目标、资料、数据、拆解的框架按照一定的逻辑组织起来,串成一个故事线,形成一个完整的故事。
文章来源:网络
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